Firmy stawiają na elektroniczny obieg dokumentów

Papier jest nadal podstawowym nośnikiem informacji na dokumentach w polskich firmach. Tymczasem eksperci zauważają, że digitalizacja pozwala zaoszczędzić nawet 90 proc. kosztów związanych z obiegiem dokumentów. Dlatego coraz więcej firm inwestuje w systemy, które ułatwiają elektroniczny obieg dokumentów. Nakłady na takie narzędzia będą coraz wyższe, również ze względu na środki unijne. 

– Rynek digitalizacji papierowej dokumentacji, szczególnie w najbliższej perspektywie unijnej, będzie rósł i to skokowo. Będzie to co najmniej kilkanaście procent rocznie, jeśli nie więcej – ocenia w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Adrian Weremiuk, prezes spółki XSystem. – Jesteśmy dopiero na początku drogi. Mnóstwo firm, zarówno dużych, jak i mniejszych, z jednej strony kalkuluje, w jaki sposób wykorzystać takie systemy, z drugiej ma jeszcze obawy związane z ich wprowadzeniem do organizacji. Te obawy często wynikają z nieświadomości.

Papierowe faktury są nadal podstawową formą prowadzenia księgowości i rozliczeń w krajowych przedsiębiorstwach. Akceptacja elektronicznych dokumentów jednak jest coraz powszechniejsza. Jak wynika z badania Konfederacji Lewiatan, w 2015 roku 73 proc. firm deklarowało, że otrzymuje e-faktury od swoich kontrahentów, a 66 proc. takie faktury wystawiało. Co czwarta firma nie miała wówczas w ogóle do czynienia z e-fakturami. Trzy czwarte badanych wówczas firm dostrzegało korzyści ze stosowania elektronicznych dokumentów. Im większe przedsiębiorstwa, tym świadomość zalet takiego rozwiązania większa. Wśród najczęściej wymienianych korzyści znalazły się niższe koszty i oszczędność czasu. A elektronizacja obiegu dokumentów to przecież nie tylko faktury.

– Obecnie prowadzimy proces dotyczący zarządzania operacyjnego akceptacją faktur kosztowych. Jeden dokument – od momentu jego wprowadzenia do momentu przekazania do systemu ERP czy bankowości elektronicznej – może klienta kosztować na poziomie 60–80 groszy. To koszt całego procesu. W przypadku, gdyby nadal był on prowadzony manualnie, musimy tę kwotę pomnożyć nawet 5–10 razy, w zależności od organizacji firmy – mówi Weremiuk.

Jak podkreśla Weremiuk, korzyści można przełożyć na czas pracy zatrudnionych osób.

– W zależności od tego, czym dana osoba zajmuje się w firmie i jak długo dokument jest przetwarzany, przechodząc z biurka na biurko, uzyskując różnego rodzaju akceptacje, tak dużo będzie kosztował obieg jednego dokumentu. To mogą być nawet setki czy tysiące złotych, które można zaoszczędzić dzięki prawidłowemu ich procesowaniu w narzędziach do tego przeznaczonych – wyjaśnia prezes XSystem.

Zdaniem Adriana Weremiuka, wybierając system digitalizacji dokumentów, firma powinna wziąć pod uwagę kilka kluczowych elementów. Z punktu widzenia firmy istotne jest, aby system można było w prosty sposób zainstalować. Ważne jest także, aby nie był on obciążony wysokimi kosztami licencyjnymi stanowisk serwerowych oraz by umożliwiał pracę z każdego urządzenia stosowanego w danej organizacji, również Z urządzeń mobilnych.

– W każdej branży widzę potencjał do zastosowania tego typu systemów – podkreśla Weremiuk. – Dlatego rynek lepiej dzielić nie przez pryzmat sektorów, tylko potrzeb. Z jednej strony mówimy o potrzebie zarchiwizowania dokumentacji archiwalnej, która ma często 50, 70 czy nawet 100 lat. Jeżeli ma przetrwać, bo jest potrzebna, powinna mieć formę cyfrową. W tym przypadku konieczna jest budowa potężnych archiwów, które będą dostępne dla przyszłych pokoleń. Z drugiej strony mówimy o zwykłym, elektronicznym dokumencie, który powinien całkowicie przejść na obieg elektroniczny.

Previous 150 mln zł trafi na staże i praktyki dla studentów w przedsiębiorstwach
Next Do 2020 roku Polska może się nie wywiązać z unijnych wytycznych w sprawie OZE

Może to Ci się spodoba

Dzięki audytowi energetycznemu firmy mogą zaoszczędzić 10 proc. kosztów energii

Dostosowanie się do zaleceń po audycie energetycznym może przynieść firmom oszczędność zużycia energii na poziomie 5–10 proc. – wynika z obserwacji firmy Enetech. Co więcej, zwykle nie wiąże się to ze znacznymi

Zdecydowana większość konsumentów chce kupować przez internet

Cyfrowe technologie mają ogromny wpływ na handel. Prawie połowa konsumentów łączy różne kanały zakupowe, a zdecydowana większość chce mieć możliwość zarezerwowania online produktów i odebrania ich osobiście w sklepie. Taka multikanałowość to

Mniej niż 20 proc. mikro- i małych firm w sektorze handlu i usług akceptuje płatności kartami

Tylko co piąty przedsiębiorca akceptuje karty płatnicze – wynika z doświadczeń Banku Pekao SA. Główną barierą jest obawa o wysokie koszty, jednak inwestycja w terminal płatniczy może się szybko zwrócić. Detaliści akceptujący płatności

Polska przyciąga coraz więcej zagranicznych inwestorów

Inwestycje zagraniczne napędzają wzrost gospodarczy Polski. Szacuje się, że w 2016 roku napływ zagranicznych inwestycji bezpośrednich do Polski przekroczył 50 mld zł. Dużym beneficjentem jest m.in. Dolny Śląsk. Nowe inwestycje budują

Inwestycje w młode, innowacyjne firmy dają zarobić funduszom venture capital nawet kilkaset procent

Współpraca z funduszami venture capital to dla innowacyjnych start-upów szansa na szybki rozwój. Dzięki wsparciu doświadczonych inwestorów unikają błędów charakterystycznych wśród młodych przedsiębiorców. Korzyści są obopólne. Osiągamy zwykle dwucyfrowe stopy zwrotu z inwestycji

Rekordowy debiut na warszawskiej giełdzie. Play z największą ofertą publiczną prywatnej firmy w historii GPW

Kolejny operator telekomunikacyjny wchodzi na warszawską giełdę. Dzisiejszy debiut firmy Play na głównym parkiecie jest największą pierwszą ofertą publiczną prywatnej firmy w całej historii GPW i największą w Europie w ciągu ostatnich 2 lat.

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to comment this post!

Zostaw odpowiedź