Firmy stawiają na elektroniczny obieg dokumentów

Papier jest nadal podstawowym nośnikiem informacji na dokumentach w polskich firmach. Tymczasem eksperci zauważają, że digitalizacja pozwala zaoszczędzić nawet 90 proc. kosztów związanych z obiegiem dokumentów. Dlatego coraz więcej firm inwestuje w systemy, które ułatwiają elektroniczny obieg dokumentów. Nakłady na takie narzędzia będą coraz wyższe, również ze względu na środki unijne. 

– Rynek digitalizacji papierowej dokumentacji, szczególnie w najbliższej perspektywie unijnej, będzie rósł i to skokowo. Będzie to co najmniej kilkanaście procent rocznie, jeśli nie więcej – ocenia w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Adrian Weremiuk, prezes spółki XSystem. – Jesteśmy dopiero na początku drogi. Mnóstwo firm, zarówno dużych, jak i mniejszych, z jednej strony kalkuluje, w jaki sposób wykorzystać takie systemy, z drugiej ma jeszcze obawy związane z ich wprowadzeniem do organizacji. Te obawy często wynikają z nieświadomości.

Papierowe faktury są nadal podstawową formą prowadzenia księgowości i rozliczeń w krajowych przedsiębiorstwach. Akceptacja elektronicznych dokumentów jednak jest coraz powszechniejsza. Jak wynika z badania Konfederacji Lewiatan, w 2015 roku 73 proc. firm deklarowało, że otrzymuje e-faktury od swoich kontrahentów, a 66 proc. takie faktury wystawiało. Co czwarta firma nie miała wówczas w ogóle do czynienia z e-fakturami. Trzy czwarte badanych wówczas firm dostrzegało korzyści ze stosowania elektronicznych dokumentów. Im większe przedsiębiorstwa, tym świadomość zalet takiego rozwiązania większa. Wśród najczęściej wymienianych korzyści znalazły się niższe koszty i oszczędność czasu. A elektronizacja obiegu dokumentów to przecież nie tylko faktury.

– Obecnie prowadzimy proces dotyczący zarządzania operacyjnego akceptacją faktur kosztowych. Jeden dokument – od momentu jego wprowadzenia do momentu przekazania do systemu ERP czy bankowości elektronicznej – może klienta kosztować na poziomie 60–80 groszy. To koszt całego procesu. W przypadku, gdyby nadal był on prowadzony manualnie, musimy tę kwotę pomnożyć nawet 5–10 razy, w zależności od organizacji firmy – mówi Weremiuk.

Jak podkreśla Weremiuk, korzyści można przełożyć na czas pracy zatrudnionych osób.

– W zależności od tego, czym dana osoba zajmuje się w firmie i jak długo dokument jest przetwarzany, przechodząc z biurka na biurko, uzyskując różnego rodzaju akceptacje, tak dużo będzie kosztował obieg jednego dokumentu. To mogą być nawet setki czy tysiące złotych, które można zaoszczędzić dzięki prawidłowemu ich procesowaniu w narzędziach do tego przeznaczonych – wyjaśnia prezes XSystem.

Zdaniem Adriana Weremiuka, wybierając system digitalizacji dokumentów, firma powinna wziąć pod uwagę kilka kluczowych elementów. Z punktu widzenia firmy istotne jest, aby system można było w prosty sposób zainstalować. Ważne jest także, aby nie był on obciążony wysokimi kosztami licencyjnymi stanowisk serwerowych oraz by umożliwiał pracę z każdego urządzenia stosowanego w danej organizacji, również Z urządzeń mobilnych.

– W każdej branży widzę potencjał do zastosowania tego typu systemów – podkreśla Weremiuk. – Dlatego rynek lepiej dzielić nie przez pryzmat sektorów, tylko potrzeb. Z jednej strony mówimy o potrzebie zarchiwizowania dokumentacji archiwalnej, która ma często 50, 70 czy nawet 100 lat. Jeżeli ma przetrwać, bo jest potrzebna, powinna mieć formę cyfrową. W tym przypadku konieczna jest budowa potężnych archiwów, które będą dostępne dla przyszłych pokoleń. Z drugiej strony mówimy o zwykłym, elektronicznym dokumencie, który powinien całkowicie przejść na obieg elektroniczny.

Previous 150 mln zł trafi na staże i praktyki dla studentów w przedsiębiorstwach
Next Do 2020 roku Polska może się nie wywiązać z unijnych wytycznych w sprawie OZE

Może to Ci się spodoba

Spółki 0 Comments

Treść umowy spółki cywilnej

Stosunek prawny spółki cywilnej powstaje w wyniku zawarcia stosownej umowy. Treść tej umowy musi obejmować przynajmniej tzw. składniki przedmiotowo istotne – stanowią one konieczne elementy umowy, bez których umowa spółki

Rynek usług logistycznych dynamicznie rośnie

Dzięki rosnącemu segmentowi handlu w sieci dynamicznie rozwijają się usługi transportowe. Coraz większe wymagania e-commerce’owych klientów, np. w zakresie szybkości dostaw i magazynowania, powodują, że firmy logistyczne muszą dostosowywać swoją działalność i inwestować w technologie.

Do 2020 roku 3/4 średnich i dużych firm będzie korzystać z zaawansowanej analityki

Za trzy lata 75 proc. średnich i dużych firm będzie stosować zaawansowane systemy analityczne – wynika z raportu Gartnera. To konieczne do skutecznego rozwoju przedsiębiorstwa – przekonuje Michał Grabarz, dyrektor sprzedaży Accenture

Transport międzynarodowy – odprawa celna

W realizacji transportu międzynarodowego jedną z naliczanych opłat jest cło. To opłata, która nie jest stosowana w przypadku każdego rodzaju transportu zagranicznego, o czym decydują przepisy prawa. Do płatności cła

Największe szanse na sukces mają start-upy zakładane przez wizjonerów

Przedsiębiorcy zakładający start-upy różnią się sposobem podejmowania decyzji, stopniem zaangażowania w firmę i strategią rynkową. Zespół naukowców z Akademii Leona Koźmińskiego wytypował cztery podstawowe grupy start-upowców: testerów, wizjonerów, replikatorów i partnerów. Z badania wynika,

Coraz więcej firm wprowadza zaawansowane narzędzia do analizy zachowań konsumentów

Na polskim rynku rośnie zapotrzebowanie na rozwiązania z zakresu customer intelligence, które umożliwiają firmom reagowanie na potrzeby klientów w czasie rzeczywistym, przez co budują one swoją przewagę konkurencyjną. Analityka wykorzystywana w marketingu, sprzedaży i obsłudze

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to comment this post!

Zostaw odpowiedź