Komu przysługuje dieta i jak ją obliczyć?

Każda osoba, która wyjeżdża w podróż służbową ma prawo do tzw. diety. Podstawowy warunek, który musi zostać spełniony to ścisły związek podróży z działalnością firmy i w efekcie uzyskanie przez nią przychodu. Dieta przysługuje zarówno w przypadku podróży krajowych, jak i zagranicznych. Jak właściwie obliczyć wysokość diety, w zależności od czasu trwania podróży? Przeczytacie poniżej.

Dla kogo dieta krajowa?

Dietę mogą otrzymać zarówno właściciele firm, jak i jej pracownicy odbywający podróż służbową. W myśl przepisów prawnych wyjazd służbowy rozumiany jest jako wykonywanie obowiązków poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, na wyraźne polecenie przełożonego. Od 2013 roku wysokość diety utrzymuje się na poziomie 30 zł za dobę.

Jak obliczyć wysokość diety krajowej?

Na wysokość należnej diety wpływ ma kilka czynników. Jednym z głównych jest czas trwania podróży służbowej. Nie zawsze delegacja twa całą dobę, dlatego też zdefiniowano kilka wyraźnych wskazówek, które pomagają w obliczeniu wysokości diety:

• dieta nie przysługuje, jeśli podróż służbowa trwa do 8 godzin
• należy się dieta w wysokości 50%, jeśli podróż trwa od 8 do 12 godzin
• dieta obowiązuje w pełnej wysokości, gdy w podróży spędzimy więcej niż 12 godzin

Za każdą dobę spędzoną na wyjeździe należy się dieta w pełnej wysokości.

W przypadku rozpoczętej kolejnej, niepełnej doby stawki kształtują się następująco:

• do 8 godzin przysługuje połowa wysokości diety
• powyżej 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości

Jak ustalić dokładny czas delegacji?

W myśl przepisów prawnych podróż służbowa rozpoczyna się w momencie, kiedy pracownik wyjeżdża, a kończy się o godzinie, w której pracownik powrócił do siedziby przedsiębiorstwa.

Jak rozliczyć dietę krajową?

Polecenie wyjazdu służbowego jest dokumentem formalnym. Na jego mocy pracownik jest upoważniony do wyjazdu i wykonywania swoich obowiązków poza miejscem pracy. Taki dokument powinien zostać podpisany zarówno przez pracownika jak i przez pracodawcę. Będzie on niezwykle przydatny w przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego.

Najważniejsze informacje, które powinny się znaleźć na takim dokumencie to:

1. data wyjazdu
2. miejscowość, do której delegowany jest pracownik
3. cel wyjazdu
4. czas trwania delegacji (tzn. liczbę dni lub planowaną datę powrotu)
5. środek transportu

Koszty, które wynikają z tytułu podróży służbowych należy wykazać w KPiR na podstawie dokumentu wewnętrznego, który potwierdza poniesione wydatki. Pracodawca na prawo odliczyć uwzględnione kwoty wydane na delegację w kosztach uzyskania przychodu, jednakże mając na uwadze limit określony w przepisach prawnych.

Komu należy się dieta zagraniczna?

Dieta zagraniczna, podobnie jak krajowa należy się każdemu przedsiębiorcy oraz jego podwładnym, którzy wyjeżdżają w podróż służbową poza terytorium naszego kraju. Podobnie jak w przypadku diety krajowej warunkiem jej uzyskania jest związek podróży z działalnością firmy.

Ile wynosi dieta zagraniczna?

Zasady naliczania diety zagranicznej zostały ściśle sformułowane. W pełnej wysokość należy się dieta za każdą dobę zagranicznej podróży służbowej.

W przypadku niepełnej doby przysługuje dieta, wynosząca:

• połowę wysokości, gdy podróż trwa od 8 do 12 godzin
• 1/3 wysokości, gdy podróż trwa do 8 godzin
• pełna wysokość, gdy podróż trwa powyżej 12 godzin

Ostateczna wysokość diety zagranicznej zależy również od tego to do jakiego kraju będzie odbywała się podróż. Wszystkie stawki diet zagranicznych obowiązują od marca 2013 roku.

Naliczając dietę pamiętajmy o prowadzeniu dokumentacji

W przypadku rozliczania wydatków na podróż służbową najważniejsza jest weryfikacja faktu czy podróż jest faktycznie delegacją, tzn. czy wyjazd nie ma charakteru wyjazdów stałych, które są niezbędne w czasie prowadzenia działalności gospodarczej. Urzędnicy mają prawo wymagać uwiarygodnienia czasu trwania podróży i uzasadnienia jej celu. Z tego powodu warto gromadzić wszystkie bilety określające ramy czasowe i cel podróży, maile zawierające szczegóły spotkania, wizytówki i notatki czy podpisaną w wyniku odbytej delegacji umowę. Jeśli chcemy mieć pewność, że wszystkie wydatki będą rozliczone prawidłowo, a my bez niepotrzebnego stresu przejdziemy kontrolę urzędniczą warto zwrócić się o pomoc do pracowników biura rachunkowego, których wiedza i doświadczenie będą gwarancją rzetelności wszystkich przygotowywanych dokumentów.