Prawidłowa archiwizacja ułatwia funkcjonowanie firmy

Wraz z prowadzeniem działalności na przedsiębiorce narzucone są pewne obowiązki. Mogą się one różnić od siebie ze względu na rodzaj wykonywanych usług. Niektóre są bardziej wymagające inne wręcz banalne.

Kilka takich obowiązków obowiązuje wszystkich przedsiębiorców i jest to między innymi przechowywanie dokumentów. W zależności od jej rodzaju należy ją przechowywać w przez różny okres średnio jest to od 5 aż nawet do 50 lat. Biorąc pod uwagę ten fakt dokumenty firmowe można sklasyfikować na 3 grupy. Są to między innymi dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS oraz dokumenty pracownicze.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości art. 86 Ordynacji podatkowej dokumenty podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat. Są to wszelkiego rodzaju kopie i oryginały faktur VAT dokumenty związane z poborem podatkowym, księgi podatkowe i powiązane z nimi prowadzone dokumenty oraz wszystkie kopie wystawianych rachunków. Te same zasady obowiązują względem płatników VAT. Na nich dodatkowo nałożony jest obowiązek archiwizacji wszelkich oryginałów i kopii faktur VAT, faktur korygujących oraz duplikaty tych dokumentów.

Jeśli zaś chodzi o dokumenty ZUS, tutaj przepisy prawne tylko częściowo regulują zasady ich przechowywania, różnicując przy tym termin przechowywania biorąc pod uwagę rodzaj dokumentu. W tym miejscu dokumenty ubezpieczeniowy można podzielić na kolejne 3 podgrupy takie jak dokumenty zgłoszeniowe (związane z zarejestrowaniem podmiotu jako płatnika składek w ZUS), dokumenty rozliczeniowe (deklaracje rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne wraz z dokumentami korygującymi), dokumenty płatnicze (dokumenty płatnicze będące dowodem opłacanie składek oraz dotrzymywania terminu ich płacenia).

Dokumenty pracownicze w których znajdziemy informację na temat okresu zatrudnienia oraz o wynagrodzeniu pracownika przechowuje się przez 50 lat od daty zakończenia przez pracownika pracy. Na podstawie tych dokumentów ZUS ustala wymiar pieniężny emerytury lub renty.

Przechowywanie dokumentacji to bardzo ważny proces w prawidłowym działaniu każdej firmy. Zaniedbanie tych czynności może skutkować karą pieniężną a przede wszystkim obniżoną sprawnością funkcjonowania firmy. Warto więc zwrócić na to szczególną uwagę niezależnie czy jesteśmy małą czy dużą firmą.