Jak prowadzić służbową korespondencję?

Korzystanie z poczty elektronicznej to obecnie podstawa prowadzenia działalności gospodarczej. Większość spraw omawia się za pośrednictwem wiadomości e-mail, aby oszczędzić czas na dzwonienie czy spotkania. Jak porozumiewać się z kontrahentami, wspólnikami i kierownikami, aby wyglądać dobrze i utrzymać służbowy styl?

Bezbłędność, przestrzeganie zasad ortografii i interpunkcji to absolutne minimum. Aczkolwiek są równie ważne szczegóły, na które patrzą odbiorcy wiadomości. Warto przypomnieć sobie rzadko stosowane zwroty grzecznościowe, na powitanie np. ,,Szanowni Państwo”, ,,Droga Pani”, ,,Pani Joanno”, na pożegnanie np. ,,Z uszanowaniem”, ,,Wyrazy szacunku”. Są dowodem na najwyższą kulturę osobistą, elokwencję oraz zawodowe traktowanie omawianych spraw.

Najlepiej unikać potocznych tekstów i niechlujnego stylu, szczególnie jeśli kontrahentem jest duża firma, która docenia profesjonalizm i właściwe wychowanie. Normą nie jest zaczynanie e-maila od ,,Witam” i kończenie na ,,Pozdrawiam”. Są to słowa zarezerwowane tylko dla kolegów z pracy lub najbliższych znajomych.

Oprócz kwestii merytorycznych warto zwrócić uwagę również na odpowiednie nazwanie wysyłanej wiadomości, poprawne dodanie załączników i dopisanie historii rozmów po długiej przerwie we współpracy.

Odpowiednio zbudowana wiadomość elektroniczna jest wizytówką dla firmy i jej pracowników. Daje jasny sygnał, że zatrudnieni traktują swoje powinności poważnie i sumiennie prowadzą interesy.

red. Justyna Błahut
gazetafinansowa.net