Od 2015 biura rachunkowe muszą korzystać z kasy fiskalnej

Rozporządzenie Ministra Finansów z 4 listopada 2014, które weszło w życie 1 stycznia 2015, zobligowało biura rachunkowe do korzystania z kas fiskalnych niezależnie od wysokości osiąganego obrotu. Obowiązek prowadzenia ewidencji wystąpi przy obsłudze klientów indywidualnych. Jak przygotować się do zmian w przepisach, wybrać odpowiednie urządzenie i w jakim terminie rozpocząć rejestrację sprzedaży na kasie?

Okresy dostosowawcze dla biur rachunkowych

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązki prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących sprawiło, że właściciele biur rachunkowych, które świadczą usługi doradztwa podatkowego na rzecz osób fizycznych, muszą zacząć korzystać z kas fiskalnych. Nowe regulacje prawne ustanowiły również odpowiednie okresy dostosowawcze.

Do 1 marca 2015 urządzenia fiskalne powinny zainstalować biura rachunkowe, które do 31 grudnia 2014 nie przekroczyły rocznego limitu obrotu, przed wejściem w życie Rozporządzenia obsługiwały klientów indywidualnych i nadal prowadzą ten rodzaj działalności – tłumacz ekspert Polskiego Centrum Kas Fiskalnych, Marcin Ciechowicz.

Okres dostosowawczy obejmie także firmy, które dopiero w 2015 roku zaczną świadczyć usługi na rzecz osób fizycznych. W ich przypadku ostateczny termin zainstalowania kasy będzie uzależniony od tego, kiedy po raz pierwszy obsłużą klienta indywidualnego. Zastosowanie znajdzie tutaj przepis, mówiący o tym, że firma ma obowiązek rozpocząć rejestrację sprzedaży najpóźniej po dwóch miesiącach, następujących po miesiącu, w którym wykonała usługę na rzecz osoby fizycznej – wyjaśnia Ciechowicz.

Jak wybrać kasę, która spełni oczekiwania biura rachunkowego?

Dostępne na polskim rynku urządzenia fiskalne cechują się różnymi parametrami i funkcjami. W związku z tym, szukając kasy do biura rachunkowego warto wybrać model, który spełni oczekiwania tego typu działalności. Istotne mogą się okazać nie tylko oferowane przez urządzenie funkcjonalności, ale także jego gabaryty i waga. Wśród najważniejszych funkcji kas warto wymienić elektroniczną kopię paragonów, możliwość programowania klawiszy funkcyjnych oraz wielkość bazy towarowej.

Przed zakupem kasy zawsze można skorzystać z wiedzy i doświadczenia przedstawiciela firmy, która zajmuje się sprzedażą urządzeń fiskalnych. Dzięki temu zyskamy pewność, że wybrana technologia będzie dostosowana do potrzeb naszego biura – podkreśla ekspert PCKF.

Solidnie wykonana i prosta w obsłudze

Wybór kasy, która znalazła uznanie w oczach innych przedsiębiorców, sprawdzi się także w przypadku biura rachunkowego. Świetnym przykładem takiego urządzenia jest Posnet Bingo HS EJ, czyli model, który należy do rodziny produktów Posnet Bingo. Wspomniana rodzina kas cieszy się niesłabnącą popularnością wśród użytkowników, którzy reprezentują różne branże. Wszystko dzięki temu, że urządzenie jest nie tylko proste w obsłudze, ale także solidnie wykonane. Poza tym, pozwala na precyzyjną identyfikację oferowanych towarów lub usług, korzystanie z klawiszy szybkiej sprzedaży oraz zapisuje kopie paragonów fiskalnych na karcie pamięci SD.

Nowe technologie w branży fiskalnej

Branża fiskalna stale się rozwija i oferuje przedsiębiorcom coraz bardziej zaawansowane technologicznie urządzenia. Dzięki temu na polskim rynku jest już dostępna kasa rejestrująca, która została wyposażona w obszerny i intuicyjny panel dotykowy. Mowa oczywiście o Elzab K10. Urządzenie ma także inne zalety – jest niewielkie, lekkie i poręczne, posiada dwukomponentową i odporną na uszkodzenia obudowę oraz moduł elektronicznej kopii paragonów. Oprócz tego, model K10 można zamówić w jednym z trzech wariantów kolorystycznych i dostosować jego design do preferencji użytkownika lub wystroju wnętrza w biurze.

Kasa dla mobilnego biura rachunkowego? Nie tylko!

Małe i lekkie urządzenia fiskalne cieszą się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorców. Głównie ze względu na fakt, że ich niewielkie wymiary nie oznaczają wcale braku najważniejszych funkcjonalności. Wręcz przeciwnie, czego przykładem jest Posnet Mobile HS EJ. Waga tego modelu to tylko 400 g, natomiast jego gabaryty – zaledwie 46 x 86 x 158 mm (wysokość, szerokość, długość). Dzięki temu urządzenie świetnie leży w dłoni, a praca z jego zastosowaniem nie jest męczącą. Oprócz wygody obsługi klientów, Mobile HS EJ zapewnia także dostęp do praktycznych rozwiązań technologicznych, m.in. zapisuje kopie paragonów w formie elektronicznej, pozwala na zdefiniowanie do 4 000 pozycji w bazie towarowej oraz umożliwia stosowanie klawiszy funkcyjnych.

Kasa fiskalna tego typu sprawdzi się przede wszystkim w biurze rachunkowym, które świadczy usługi z dojazdem do klienta. Jednak równie dobrze można ją też stosować w punkcie stacjonarnym, jeśli nie mamy do dyspozycji zbyt wiele przestrzeni w siedzibie firmy – podsumowuje Ciechowicz.

Szybka sprzedaż i bezpośredni dostęp do najważniejszych funkcji

Jednym z istotnych parametrów kasy fiskalnej jest jej liczba klawiszy funkcyjnych. Dzięki nim można bowiem prowadzić szybką sprzedaż najpopularniejszych towarów lub usług oraz zdefiniować bezpośredni dostęp do najważniejszych funkcji urządzenia, np. wydruku raportu dobowego. Duża liczba klawiszy funkcyjnych przełoży się więc na sprawne prowadzenie ewidencji w biurze rachunkowym.

Kasą fiskalną, która umożliwia zaprogramowanie do 61 skrótów, jest Elzab Mini E. Samo definiowanie klawiszy szybkich jest bardzo proste: Wystarczy wybrać konkretną pozycję w bazie towarowej, np. najpopularniejszą usługę danego biura rachunkowego, i przypisać jej odpowiedni przycisk. W trakcie obsługi klienta wciskamy jeden klawisz i gotowe – kasa wystawia paragon – opowiada Ciechowicz.

Na tym zalety Elzab Mini E się nie kończą, gdyż kasa została również wyposażona w wydajny i wytrzymały mechanizm drukujący. Poza tym, w czasie jej stosowania znika konieczność przechowywania wielu papierowych wydruków – urządzenie automatycznie archiwizuje kopię każdego paragonu fiskalnego na karcie pamięci.