Obieg dokumentacji w firmach będzie szybszy i tańszy

Firmy mogą zaoszczędzić co najmniej 60 proc. czasu na obsługę danego procesu po wprowadzeniu elektronicznych dokumentów. W ten sposób oszczędzają również koszty i usprawniają obsługę klienta. Wprowadzenie w pełni cyfrowego obiegu dokumentów będzie teraz łatwiejsze. Od 1 lipca zacznie obowiązywać unijne rozporządzenie eIDAS ws. uznawania elektronicznych podpisów, a od 8 września do Kodeksu cywilnego zostanie wprowadzona forma elektroniczna czynności prawnej obok formy pisemnej.

– Nowe akty prawne zmieniają rzeczywistość obsługi dokumentów. Ustawodawca wyszedł naprzeciw oczekiwaniom firm, wprowadzając formę elektroniczną dokumentu, dzięki czemu tradycyjne podejście do papieru przestaje mieć znaczenie. To oznacza ogromny potencjał dla nas wszystkich, i firm, i konsumentów – przekonuje w rozmowie z agencją Newseria Biznes Łukasz Wachowicz, dyrektor ds. rozwoju Paperless w Billennium, firmie IT dostarczającej rozwiązania m.in. z zakresu zarządzania dokumentami.

Zgodnie z wchodzącym 1 lipca w życie rozporządzeniem eIDAS dokument elektroniczny to każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst, nagranie dźwiękowe, wizualne i audiowizualne. Unijne przepisy mają upowszechnić zastosowanie elektronicznego podpisu. Skutku jego stosowania nie będzie można odmówić, nawet jeśli podpis nie spełnia wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Co ważne, przepisy w tym obszarze będą takie same w całej UE, co ułatwi kontakty biznesowe i administracyjne pomiędzy podmiotami z różnych państw.

 Z kolei w nowelizacji Kodeksu cywilnego wprowadzono definicję dokumentu, według której jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. To jednoznacznie zrywa z tradycyjnym podejściem do dokumentu jako pismem napisanym na papierze. Ustawodawca uwzględnia rozwój technologii i przewiduje podpisywanie dokumentów elektronicznych – mówi Łukasz Wachowicz.

Obie zmiany prawne mogą zrewolucjonizować obieg dokumentacji w firmie. Korzyści z cyfryzacji tego procesu odczuwane będą na kilku płaszczyznach.

– Do tej pory dokument papierowy spowalniał procesy biznesowe, czasami nawet powodował ich zatrzymanie – podkreśla dyrektor w Billennium. – Dla przedsiębiorstwa kluczowy jest czas obsługi procesów i operacji. Nasze badania wykazały, że są to oszczędności na poziomie co najmniej 60 proc. w zależności od procesu.

Z tym wiążą się również oszczędności kosztów (np. druku, skanowania, przechowywania i archiwizowania dokumentów), a także usprawnienie obsługi klienta, kontrahenta czy kontaktów z urzędem. Chodzi m.in. o skrócenie czasu potrzebnego na obsługę klienta czy ograniczenie ryzyka pomyłek w dokumentach.

– Firmy, decydując się na rozwiązania do elektronicznego podpisywania dokumentów jak Paperless Signature, mogą usprawnić swoje procesy i finalnie dostarczyć jakość, jakiej dziś oczekuje klient. W obecnych czasach staje się to przewagą konkurencyjną dla wielu firm, które na to stawiają – zapewnia Wachowicz. – To jest również eliminacja, a przynajmniej minimalizacja ryzyka pomyłki w obsłudze dokumentu sprawy, a także eliminacja nadużyć.

Digitalizację jako cel obrał również rząd w przygotowywanym programie „Od papierowej do cyfrowej Polski”. Przewiduje on m.in. cyfryzację kluczowych usług publicznych oraz wdrożenie inicjatywy tożsamości elektronicznej (eID). Resort rozwoju chce, żeby w perspektywie kolejnych 3–5 lat połowa obywateli mogła przez internet prowadzić z administracją ok. 80 proc. swoich spraw. Na koniec przyszłego roku liczba użytkowników z wydanym komercyjnymi i państwowymi eID powinna sięgnąć10 mln.

Previous IT wkracza do pocztowego okienka
Next Tradycyjna etykieta biznesowa jednym ze źródeł sukcesu japońskich firm

Może to Ci się spodoba

Oczaruj klientów, wzbudź zawiść konkurencji i wrzuć to w koszty! – czyli o upominkach firmowych słów kilka

Obdarowywanie klientów gadżetami reklamowymi z logo firmy weszło już na dobre do zakresu działań marketingowo-promocyjnych. Najczęściej wśród takich upominków spotyka się długopisy, kubki, smycze, breloki oraz inne nieszczególnie kosztowne drobiazgi.

Ogromny projekt, ogromne przedsięwzięcie… a jakie korzyści przyniósł ten projekt dla Valmont?

Już na ostatniej prostej jest realizacja i rozliczenie wspólnego projektu Trigonum i Valmont. Pierwsza firma odpowiadała za pozyskanie dofinansowania dla firm z Narodowego Centrum Badań i Rozwoju, a druga miała

Rośnie zainteresowanie usługami outsourcingowymi w Polsce

Dobre perspektywy przed rynkiem usług dla biznesu w Polsce. W ostatnich latach roczne tempo wzrostu sięgało 20 proc. Eksperci wskazują, że największe polskie miasta są nasycone centrami, ale wciąż duży potencjał mają

Start-upy nie narzekają na brak dostępu do finansowania. Równie ważny jest dla nich mentoring i wsparcie ekspertów

Polskie start-upy dobrze sobie radzą na europejskim i globalnym rynku, chętnie kierują swoje rozwiązania do dużych firm i korporacji, a ich domeną jest głównie software – wynika z ostatniego raportu Fundacji StartUp Poland. Jak wskazuje założyciel

Jak oszczędzać na przechowywaniu dokumentów?

Przechowywanie istotnych dokumentów firmowych jest konieczne nie tylko ze względu na sprawne działanie przedsiębiorstwa i możliwość łatwego dostępu do ważnych informacji, ale także z powodu obowiązujących wymogów prawnych. Zorganizowanie archiwum,

Leasing 0 Comments

Leasing samochodów osobowych wart jest ok. 15–16 mld zł rocznie

Rynek leasingu samochodów osobowych od dłuższego czasu rozwija się dynamicznie, a prognozy zakładają utrzymanie dwucyfrowego tempa wzrostu w kolejnych kwartałach. Branża z uwagą przygląda się sektorowi bankowemu, gdzie spodziewane przetasowania w strukturach dużych

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to comment this post!

Zostaw odpowiedź