Jak sekretarka przygotowuje delegację?

Sekretariat to często nieodłączny element prezesa. Załatwia większość jego spraw i organizuje kwestie formalne tak, żeby wszystko przebiegało zgodnie z planem i w określonym czasie. Jakie jeszcze obowiązki przechodzą na sekretarkę? Jak powinna przeprowadzić delegację dla swojego szefa?

Zazwyczaj klasyczna umowa stanowi, że wśród powinności sekretarki znaleźć można organizację pracy biura, zapisywanie spotkań, obsługa klientów oraz przygotowywanie wyjazdów służbowych. Ostatni element listy wymaga mnóstwo doświadczenia i niejednokrotnie logistyki.

Warto powiedzieć, że zazwyczaj delegacje to kilkudniowe wyjazdy za granicę na konferencje, sympozja, targi lub spotkania z klientami. Dobrze zorganizowany wyjazd powinien odbywać się bez pośpiechu i bez kłopotów z transportem czy wyżywieniem.

W rzeczywistości sama delegacja to głównie zakupienie biletów lotniczych w obie strony, zamówienie noclegu oraz wyżywienia i transportu na miejscu. Oprócz tego istotne jest ułożenie kolejności spotkań oraz materiałów, które ułatwią konsultacje biznesowe.

Czasem bywa tak, że prezes lub kierownik prosi o określenie rangi każdego spotkania, celu oraz miejsca i godziny. Sekretarka musi zatem przekazać całościowy wykaz, który jest logiczny i możliwy do wypełnienia.

red. Justyna Błahut
gazetafinansowa.net