System zarządzania dokumentami, czyli jak usprawnić obieg dokumentów i informacji w firmie?

System zarządzania dokumentami, czyli jak usprawnić obieg dokumentów i informacji w firmie?

Z roku na rok rośnie liczba firm i organizacji, które decydują się na zastąpienie tradycyjnego obiegu dokumentów jego nowocześniejszym, elektronicznym odpowiednikiem. To bardzo dobra decyzja, która pozwala skutecznie wyeliminować większość istotnych problemów związanych z zarządzaniem dokumentami w papierowej postaci. Elektroniczny obieg dokumentów jest realizowany przez specjalne systemy zarządzania dokumentami, wśród których najlepsze oferują rozbudowaną i zaawansowaną pod względem technologicznym funkcjonalność, obejmującą również digitalizację i automatyzację przepływu (tzw. workflow) dokumentów w firmie..

Dlaczego nie warto przechowywać firmowych dokumentów w papierowej formie?

Przechowywanie firmowej dokumentacji w postaci papierowej jest obarczone licznymi problemami i podatnościami. Firmy, które korzystają z tradycyjnego obiegu dokumentów najczęściej uskarżają się na chaos i bałagan, mało skuteczną ochronę danych, wysokie wydatki związane z koniecznością utrzymania fizycznego archiwum oraz trudności w bieżącym dostępie do potrzebnych pism. Tradycyjny obieg dokumentów negatywnie wpływa także na morale i motywację samych pracowników, którzy muszą tracić cenny czas na przeszukiwanie teczek i segregatorów, oczekiwanie na przekazanie dokumentów znajdujących się w danym momencie u innej osoby oraz są obarczeni odpowiedzialnością związaną z ryzykiem zniszczenia, zgubienia czy przeoczenia istotnych pism.

Z uwagi na mnogość problemów związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów, nie budzi zdziwienia fakt, że coraz więcej firm poszukuje innego skuteczniejszego i lepiej dopasowanego do realiów ery cyfrowej rozwiązania. Odpowiedzią na ich potrzeby jest elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala na wyeliminowanie większości mankamentów swojego tradycyjnego odpowiednika. Realizowany za pośrednictwem nowoczesnych systemów zarządzania dokumentami, elektroniczny obieg dokumentów zakłada przekształcenie wszystkich analogowych zasobów firmowej dokumentacji do cyfrowej postaci oraz ich przechowywanie na serwerach firmy lub w chmurze, a jego najbardziej zaawansowane odsłony obejmują również kompleksową digitalizację i automatyzację procesów i zadań związanych z workflow dokumentów.

Dlaczego warto postawić na elektroniczny obieg dokumentów?

Przejście na elektroniczny obieg dokumentów wiąże się z licznymi korzyściami, które doceni każda firma pracująca na co dzień z dokumentacją. Digitalizacja dokumentów i ich przechowywanie w elektronicznej formie w cyfrowych zasobach czyni dostęp do nich łatwiejszy, szybszy oraz bezpieczniejszy. Pracownicy nie muszą już tracić czasu na przeszukiwanie teczek, segregatorów i półek (nie wspominając o stosach papierów na biurkach). Zminimalizowaniu ulega także ryzyko przypadkowego zniszczenia, zgubienia czy pominięcia dokumentów, gdyż zdigitalizowane pisma są chronione przed wykasowaniem. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala ponadto zaoferować równy dostęp do zasobów zarówno dla pracowników z centrali i oddziałów, jak i osób wykonujących swoje obowiązki zdalnie – oczywiście zgodnie z przypisanymi odpowiedzialnościami i autoryzacjami.

Istotną korzyścią, którą docenią w szczególności te firmy i organizacje, w których posiadaniu znajdują się poufne czy wrażliwe dane, jest możliwość precyzyjnego skonfigurowania uprawnień dostępu do poszczególnych plików. W efekcie, praktycznie wyeliminowane zostaje ryzyko wycieku wrażliwych danych czy uzyskania wglądu w poufną dokumentację przez osoby nieuprawnione. Całkowita eliminacja z biurek pracowników stosów papierów pozwala natomiast zaprowadzić w firmie lepszy porządek oraz wcielić w życie koncepcję tzw. paperless office, czyli biura bez papieru. To szansa na nie tylko kreowanie, ale również skuteczną realizację założeń proekologicznego wizerunku firmy oraz dodatkową przychylność ze strony klientów, partnerów biznesowych czy pracowników, z którymi łączy firmę podobne podejście. Wreszcie, co w szczególności docenią zarządy i wyższa kadra menadżerska, elektroniczny obieg dokumentów pozwala przyspieszyć podejmowanie wysokiej jakości decyzji oraz przybliżyć firmę do realizacji jej celów biznesowych.

System zarządzania dokumentami, czyli elektroniczny obieg dokumentów w praktyce

Aby było możliwe czerpanie korzyści płynących z przejścia na elektroniczny obieg dokumentów, konieczny jest wybór oraz wdrożenie oprogramowania do zarządzania dokumentami o odpowiedniej funkcjonalności, wydajności i jakości. System zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, w skrócie DMS) to obecnie jedno z najbardziej poszukiwanych i chętnie wdrażanych przez firmy narzędzi informatycznych, usprawniających zarządzanie dokumentacją biznesową. Jego głównym zadaniem jest digitalizowanie, automatyzowanie oraz optymalizowanie pracy z dokumentami w połączeniu z optymalizacją realizacji praktycznie wszystkich związanych z tym zadań i procedur. Nowoczesny, wysokiej klasy system zarządzania dokumentami dysponuje zarówno bogatą funkcjonalnością, jak i jest wysoko elastycznym i łatwo skalowalnym, a przez to przyszłościowym rozwiązaniem.

Ponadto, wysokiej klasy systemy zarządzania dokumentami są rozwiązaniami łatwymi i intuicyjnymi w obsłudze oraz są w stanie obsługiwać masowe ilości dokumentów. Oferują także najwyższy poziom bezpieczeństwa danych, pełną audytowalność oraz możliwość sprawowania bieżącej kontroli nad wszelkimi zmianami i modyfikacjami wprowadzanymi przez uprawnionych użytkowników.

Na szczególną uwagę wśród oprogramowania z funkcjonalnością DMS zasługują prawdziwie innowacyjne platformy low-code, które pozwalają na tworzenie skrojonych do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, wysokofunkcjonalnych, a przy tym ustandaryzowanych tzw. aplikacji biznesowych – całkowicie bez kodowania lub z minimalnym jego wykorzystaniem (np. tam gdzie wymaga tego wyjątkowo skomplikowany proces lub integracja z systemem zewnętrznym – z tej opcji najczęściej korzystają większe firmy lub korporacje, o złożonych ekosystemach IT czy wielopoziomowych procedurach). Najlepsze dostępne na rynku rozwiązania dają także możliwość sprawnego zarządzania zmianą, pozwalając na wprowadzanie modyfikacji z natychmiastowym skutkiem. Pozwala to na dostosowywanie istniejących obiegów dokumentów do zmieniających się potrzeb firmy, bez naruszenia integralności działających procesów czy zakłócenia pracy wdrożonych aplikacji biznesowych. Takie możliwości pozwalają na dostosowywanie sposobu działania wykorzystywanych w codziennej pracy aplikacji do dynamicznie ewoluujących potrzeb poszczególnych pionów biznesowych oraz wymagań danego procesu i scenariusza. A ten właśnie aspekt jest jednym z najważniejszych dla firm walczących o swoją konkurencyjność i pozycję na rynku w dobie cyfrowej transformacji i wszechobecnych zmian.

Previous Materiały spawalnicze marki ESAB – co warto o nich wiedzieć?
Next Czym jest moneta bulionowa i czy opłaca się w nią inwestować?

Może to Ci się spodoba

Przedsiębiorca na urlopie

Urlop wypoczynkowy, macierzyński czy tzw. „chorobowe”. O ile jasne jest, że dotyczą one osób zatrudnionych na umowę o pracę, o tyle nie jest oczywiste czy dotyczą również osób prowadzących własną

Branża ubezpieczeniowa odpowiada za 2 proc. polskiego PKB

Wpływ branży ubezpieczeniowej na polską gospodarkę to nie tylko 1,6 mld zł podatków i ponad 220 tys. etatów w różnych sektorach. Całkowita wartość dodana generowana przez branżę wynosi blisko 36 mld zł, czyli 2

Biuro rachunkowe 0 Comments

Czy opłaca się zostać księgową

Warunki, którymi cechuje się rynek pracy stale się zmieniają. Z tego powodu coraz trudniej jest zdecydować się na odpowiedni kierunek studiów, który zapewni nam dobrą posadę na wiele lat. Dodatkowo,

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to comment this post!