Przechowywanie dokumentacji firmowej – jakie są możliwości?

Przechowywanie dokumentacji firmowej – jakie są możliwości?

Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które coraz częściej można spotkać w polskich firmach. Dostęp do dokumentów w formie elektronicznej to wygoda, ale też oszczędność czasu i pieniędzy. Jak wygląda proces przechowywania dokumentów w formie elektronicznej? Czy przechowywanie dokumentów online jest bezpieczne?

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej

Nowelizacja prawa znacznie zwiększyła możliwości w zakresie digitalizacji i elektronicznego obiegu dokumentów. Nic więc dziwnego, że dokumenty elektroniczne coraz częściej zastępują te w tradycyjnej, papierowej wersji. W ostatecznym rozrachunku są przecież dużo tańsze, dostęp do nich jest łatwiejszy i są ekologiczne. Stosując elektroniczny obieg dokumentów, należy pamiętać nie tylko o tym, żeby dokumenty były dostępne dla wszystkich zainteresowanych stron, ale też, w odpowiedni sposób zabezpieczone. Muszą być przechowywane w taki sposób, by osoby niepowołane nie miały do nich dostępu.

Archiwizacja danych

Autenti umożliwia zarówno digitalizację, jak i archiwizację dokumentów. Dzięki archiwizacji, wszystkie upoważnione osoby mają dostęp do plików o każdej porze, z dowolnego miejsca. Wystarczy, że dysponują urządzeniem z dostępem do internetu. Dokumenty można też pobierać w formie plików pdf. Nie ma znaczenia w ilu egzemplarzach jest przechowywany dany dokument. Jego moc prawna jest zawsze taka sama. Archiwizacja danych to wygodne rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić miejsce w biurze, które należałoby przeznaczyć na stosy papierowych umów. To także gwarancja porządku w papierach. W tradycyjnym archiwum, dokument może bardzo łatwo się zawieruszyć. W zdigitalizowanej wersji, każdą umowę można bardzo szybko zlokalizować.

Czy elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczny?

Elektroniczny obieg dokumentów może budzić niesłuszne obawy. Warto podkreślić, że cały proces przechowywania dokumentów online przez Autenti jest w pełni bezpieczny. Autenti wykorzystuje najnowocześniejsze rozwiązania technologiczne, co powoduje, że ryzyko utraty dokumentów jest ograniczone do minimum. Nie ma przy tym szans, by jakiś dokument dostał się w niepowołane ręce. W jaki jeszcze inny sposób zarchiwizowane dane są chronione? Zarchiwizowane dokumenty znajdują się w specjalnym miejscu w chmurze. Każdy upoważniony użytkownik ma do nich dostęp. Dokumenty są zaszyfrowane za pomocą 256-bitowego klucza, który bardzo ciężko złamać. O bezpieczeństwie dokumentów elektronicznych niech świadczy fakt, że Autenti wykorzystuje certyfikat Premium EV SSL. To gwarancja najwyższego poziomu bezpieczeństwa, stosowana również m.in. przez instytucje rządowe i banki. Więcej informacji o zabezpieczeniach stosowanych przy elektronicznym obiegu dokumentów znajdziesz pod adresem https://autenti.com/platforma-autenti/#bezpieczne

 

Artykuł sponsorowany.

Previous Ubezpieczenie prywatne - czy warto?
Next Pandemia odcisnęła swoje piętno na branży nieruchomości

Może to Ci się spodoba

Komputronik chce być prywatną firmą i wycofuje się z giełdy

Większościowi akcjonariusze firmy Komputronik, polskiej sieci sklepów oferujących m.in. sprzęt komputerowy, podjęli decyzję o zamiarze całkowitego przejęcia spółki i wycofaniu jej z warszawskiej Giełdy Papierów Wartościowych. Rodzina Buczkowskich chce długoterminowo zaangażować się w rozwój

Część zmienna wynagrodzenia ― motywuje czy przeszkadza?

Uzależnienie części wynagrodzenia od wyników pracownika ma sprawić, by był on bardziej zmotywowany i efektywniej wykonywał powierzone zadania. Za większy wkład w pracę, należy się nagroda. Czy rzeczywiście część zmienna

Ograniczenie handlu w niedziele na razie nie wpływa na decyzje inwestujących w nieruchomości

W 2017 roku całkowita wartość transakcji inwestycyjnych osiągnęła historyczne 5,1 mld euro, z czego 2,1 mld euro przypadło na centra handlowe. Obecny rok zapowiada się jeszcze lepiej. Tylko w pierwszym kwartale właściciela

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to comment this post!