Jak utrzymać porządek w dokumentach?

Jak utrzymać porządek w dokumentach?

Wydawać by się mogło, że w XXI wieku urzędy i biura odeszły od papierowych dokumentów. Okazuje się jednak, że spora część dokumentów wciąż ma postać papierową. Niektóre z dokumentów muszą być przechowywane przez określony czas. Papierowe dokumenty powinny więc z jednej strony być przechowywane w taki sposób, aby można było je możliwie szybko odnaleźć. Z drugiej strony należy je przechowywać tak, aby nie uległy zniszczeniu. Obecnie utrzymanie porządku w dokumentach oraz zabezpieczenie je przed celowym lub przypadkowym zniszczeniem nie jest trudne. Na rynku dostępnych jest mnóstwo artykułów specjalnie przeznaczonych na różnego rodzaju papierowe dokumenty.

Jakie artykuły można wykorzystać do przechowywania dokumentów?

Akcesoriów, które zostały specjalnie zaprojektowane z myślą o krótko lub długoterminowym przechowywaniu dokumentów jest dzisiaj mnóstwo. Do wyboru są między innymi wykonane z tworzywa sztucznego lub papieru teczki. Szczególnie chętnie od pewnego czasu wybierane są te pierwsze teczki. Są one bardzo kolorowe, przestrzeń biurowa dzięki nim przestaje być szara i smutna. Do przechowywania dokumentów chętnie wykorzystywane są także skoroszyty. One także produkowane są dzisiaj nie tylko z cienkiego kartonu, ale także z tworzywa sztucznego. Te drugie wybierane są zdecydowanie częściej, gdyż są bardziej trwałe od papierowych. Dokumenty można przechowywać również w segregatorach.

Rodzaje segregatorów

Na rynku dostępne są bardzo różne rodzaje segregatorów. W  celu dobrego zabezpieczenia dokumentów przed zniszczeniem warto wybrać na przykład segregator, który dopasowany do stosowania razem ze skoroszytem. Wśród segregatorów, które oferują dzisiaj sklepy stacjonarne i internetowe specjalizujące się w sprzedaży artykułów biurowych wyróżnić można między innymi segregatory przeznaczone na akta osobowe. Ten typ segregatorów zgodnie ze swoją nazwą najlepiej sprawdza się do przechowywania kat osobowych poszczególnych pracowników. Segregator na akta osobowe jest podzielony na trzy sekcje: A, B, C. W każdej z nich mogą znaleźć się dokumenty o zupełnie innym charakterze. Znalezienie dokumentu, który został wpięty do konkretnego działu będzie zadaniem niezwykle prostym. Na grzebiecie każdego z takich segregatorów na akta osobowe znajduje się miejsce, w którym można wpisać imię i nazwisko pracownika, którego dokumenty zostały w nim umieszczone. Wśród segregatorów wyróżnić można również segregatory ringowe. Do tych segregatorów najlepiej jest wpinać dokumenty, które wcześniej zostały umieszczone w przezroczystych koszulkach. Segregatory te również można opisać. Dzięki temu można mieć szybki dostęp do ich zawartości. Kolejny rodzaj to segregatory ze specjalnym mechanizmem. Od tych poprzednich różnią się przede wszystkim tym, że są większe. Oznacza to, że można w nich pomieścić znacznie więcej dokumentów. Na grzebiecie tych segregatorów znajduje się etykieta do opisania ich zawartości. Gdy zawartość segregatora ulegnie zmianie, etykietę można bez trudu wymienić na nową.

Previous Najlepsze programy do projektowania CAD
Next Kasy fiskalne 2020 – co czeka przedsiębiorców w przyszłym roku?

Może to Ci się spodoba

Instytut Lotnictwa chce rozwijać współpracę z małymi i średnimi firmami z branży lotniczej

Instytut Lotnictwa, organizacja wspierająca polską branżę awiacji od 1926 roku, chce bardziej intensywnie rozwijać współpracę z polskimi przedsiębiorstwami. Ma to umożliwić klaster lotniczy, którego Instytut jest koordynatorem. Ścisła współpraca z krajowymi firmami

Aniołowie biznesu coraz aktywniejsi. Z ich wsparcia skorzystała już co trzecia młoda, innowacyjna firma

33 proc. start-upów pozyskało kapitał na rozwój od anioła biznesu – krajowego lub zagranicznego – wynika z raportu fundacji Startup Poland. Ta forma finansowania staje się w Polsce coraz popularniejsza, bo w poprzedniej

Przez podróbki producenci tracą miliardy dolarów rocznie

Na świecie sprzedaż podróbek przynosi miliardy dolarów strat rocznie. Posiadanie patentów daje przedsiębiorcom możliwość dochodzenia swoich praw. W lutym funkcjonariusze Krajowej Administracji Skarbowej z Augustowa ujawnili blisko 40 tysięcy sztuk podrobionych perfum,

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to comment this post!